Ob Jeff Bezos, Steve Jobs oder Ingo Biermann – jede Unternehmerlegende hat irgendwelche Meetingregeln. Und ich jetzt auch! Viel Spaß damit!

Jedes Meeting hat ein Ziel

Hier wird nochmals zwischen Einzelterminen und Serienterminen unterschieden.
Einzeltermine („Absprache Vorbereitung Workshop XYZ“) haben einen bestimmten Anlass und eine Agenda, die durch das Ziel vorgegeben ist. Wenn das Ziel erreicht ist, ist der Termin beendet.
Regeltermine sollten einen „Posteingang“ für Tagesordnungspunkte haben. In meinen Teams meist durch eine OneNote-Seite dargestellt. Der Moderator geht die Liste durch und priorisiert, wenn alles erledigt ist, ist das Meeting vorbei.

Und mit „vorbei“ meine ich wirklich „vorbei“. Es ist absolutes Produktivitätsgift dann „wenn man eh schon mal zusammensitzt“ noch etwas „andiskutieren“ oder „mal bisschen quatschen“. Jedes diskussionswürdige Thema bekommt gerne einen eigenen Termin!

Fokus

Zu einem Meeting einzuladen ist so ziemlich das Teuerste, was ein Unternehmen tun kann. In der Beratung kann man an den Stundensätzen leicht ablesen, dass man mit ein paar Managing Consultants im Meeting schnell bei vierstelligen Kosten für ein halbstündiges Meeting ist.
Deshalb sollte jeder im Termin darauf achten, dass er auch den notwendigen Fokus sicherstellt. Das bedeutet für mich: Kein Whatsapp, kein Teams und auch kein Outlook. Ich habe nur meine Notizen offen, bei Meetings vor Ort nehme ich oft einfach mein iPad mit.
Alternativ, wenn ich wirklich nichts zum Meeting beizutragen habe, kann ich es auch verlassen. Ein kurzes „Braucht ihr mich noch?“ kann wertvolle Zeit sparen – für alle Beteiligten.
Angeblich gibt es in großen Softwarefirmen die Policy, dass es ok ist, in Meetings nicht zuzuhören und etwas anderes zu machen, wenn man der Meinung ist, dass der Punkt gerade nicht relevant ist. Meiner Meinung nach bedeutet das, dass der Teilnehmerkreis des Meetings zu groß gewählt wurde.

Ein Meeting ist keine Kaffeepause.

Natüüüürlich treffe ich mich auch mal mit Kollegen auf einen Kaffee – sowohl virtuell, als auch real. Das ist für mich dann aber kein Meeting im eigentlichen Sinne, sondern dient ausschließlich der Beziehungspflege. Das ist auch in Ordnung, sollte dann aber auch bewusst so genannt werden.

Pünktlich anfangen und pünktlich aufhören.

Ja, ich bin ein klischeehafter Kartoffeldeutscher, aber ein Termin, der für 09:00 Uhr im Kalender steht, beginnt auch um 09:00 Uhr und 0 Sekunden. Gerade in hybriden Zeiten, wo jeder zu jeder Zeit eine Uhr im Blick hat, ist das problemlos machbar.
Sobald ich absehen kann, dass ich mich verspäte, kommuniziere ich das an die anderen Teilnehmer mit der Bitte, später zu starten oder bei eklatanter Verspätung um Verschiebung.
Zur Pünktlichkeit gehört auch ein pünktliches Ende. Das bedeutet, dass spätestens, wenn das Team PopUp „noch 5 Minuten im Meeting“ kommt, mit der Abmoderation begonnen oder ein Folgetermin koordiniert wird.
Einzige Ausnahme ist natürlich, wenn niemand einen Folgetermin hat und es für alle passt. Ich sollte aber nicht ad hoc erwarten, dass ich Termine einfach überziehen kann, weil ich die externen Abhängigkeiten meiner Kollegen nicht kenne. Das kann alles sein, vom Triathlon bis zur KiTa-Abholung.

Ergebnissicherung

Jedes Meeting hat irgendein Ergebnis. Der Klassiker ist wohl das herumgeschickte Protokoll, zumindest aber die Ablage in einem gemeinsamen OneNote.
Bei Mitarbeitergesprächen mache ich gerade sehr gute Erfahrungen damit, Dinge gemeinsam auf dem Miro-Board zu notieren und dann den Zugriff darauf zu verteilen.
Ansonsten ist das auch eine gute Eselsbrücke: Ein Meeting ohne Agenda und ohne Ergebnissicherung ist eigentlich kein Meeting, sondern ein Coffeebreak. Oder einfach sinnlos 😉

Schaffe ich es jeden Termin nach diesen Regeln abzuhalten? Nein. Aber es wäre besser, wenn!